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Pipeline comercial: el seguimiento antes del sí

Un tablero donde cada negocio posible es una tarjeta y cada columna una etapa. Se arrastra la tarjeta de una columna a otra y el cambio queda registrado al instante para todo el equipo. Arriba se ve, en todo momento, cuánto dinero hay en juego y en qué etapa se está acumulando el trabajo.

• Nueve etapas que recorren el negocio desde el primer contacto hasta ganado o perdido.
• Actividades: el diario de lo que ya pasó — llamadas, visitas a obra, mensajes — con fecha, hora y autor automáticos.
• Tareas: lo que falta por hacer, con fecha y responsable.
• Cotización enlazada: desde el tablero se ve qué negocios ya tienen precio enviado y cuáles no.
• Cierre con motivo: al perder un negocio se registra por qué, y esa razón alimenta el análisis.

Dashboard comercial

Cuántos negocios siguen vivos, cuánto suman, cómo se reparten por etapa y qué porcentaje se acaba cerrando. Sale íntegramente del tablero: si el tablero está al día, estos números son la verdad del negocio.

Clientes

El archivo de a quién se le vende. Un solo buscador mira a la vez el nombre, el RNC, el teléfono y el correo.

• Contactos por cliente: el cliente es la empresa; los contactos son las personas con las que se habla — el dueño, el arquitecto, la de compras.
• Nivel de lista de precios: cada cliente se asigna a una de cuatro listas de venta, y es la que se aplica sola al cotizarle.
• Límite de crédito: una factura a crédito que dejaría al cliente por encima de su tope se rechaza.
• Datos fiscales: RNC o identificador de extranjero, tipo de comprobante habitual y norma de exoneración si le corresponde.
• Los clientes se desactivan, no se borran: su historial permanece intacto.

Proyectos (obras)

Una obra rara vez se cotiza de una sola vez: la fachada por un lado, los baños por otro, el cerramiento después. El proyecto agrupa todas las cotizaciones de un mismo trabajo, de modo que siempre se puede ver la obra entera — lo que vale, lo que se lleva cobrado y lo que queda.

Cotizaciones

La pantalla central del área comercial. Se arma la propuesta eligiendo productos y dando medidas; el sistema calcula por dentro los materiales exactos y el precio.

• Productos configurados a medida junto a materiales sueltos y servicios (canteo, transporte, instalación) en el mismo documento.
• Impuestos por artículo: cada renglón grava con la tasa de su propia ficha, y un interruptor deja emitir sin impuestos para un cliente exonerado.
• Descuentos en importe o en porcentaje, con permiso propio.
• Multi-moneda: se cotiza en la moneda que pida el cliente y los precios se reexpresan al cambiarla.
• Impresión con su membrete y envío por correo al cliente desde el propio sistema.
• Aprobación como paso formal: es lo que cierra el documento y habilita medir, fabricar y facturar.

Listas de precios

Dos pantallas, una para cada cosa que se vende:

• Lista de precios de materiales: cada material con su costo y sus cuatro precios de venta, uno por lista.
• Precios de fabricación: cómo se cobra cada producto fabricado — por tamaño (precio por metro cuadrado, con cuatro tarifas), por sus materiales más un margen, o a precio unitario de lista: lo mismo por unidad, midan lo que midan, aunque el taller siga recibiendo las medidas.
• Ajuste masivo: cuando el proveedor sube un 8 %, se aplica el porcentaje a todas las filas filtradas de una vez.

Adendas (órdenes de cambio)

Cuando la obra cambia después de aprobada, la cotización original nunca se modifica. La adenda registra la diferencia — a favor o en contra — y el cliente la acepta o la rechaza, igual que una cotización.

• Cinco cambios de alcance: un hueco crece, se elimina, aparece uno nuevo, uno se divide en dos o dos se unen en uno.
• Ajustes de precio nacidos de la propia medición, cuando la medida real se sale de la tolerancia.
• Todos los cambios viajan en un solo documento: al cliente le llega una orden de cambio, no tres papeles.
• Expediente con fotos de lo que se encontró en obra.
• Registrar el cambio y firmar lo que cuesta son permisos distintos: el medidor documenta, comercial aprueba.

Plantillas de producto

• Variables: lo que se le pregunta a quien cotiza — ancho, alto, color, número de cuerpos, tipo de vidrio. Hay variables que se calculan solas a partir de otras.
• Componentes: cada pieza del producto, ligada a un artículo concreto del catálogo.
• Fórmulas: cada componente calcula su largo, su cantidad y su desperdicio a partir de las variables.
• Reglas condicionales: deciden si una pieza va o no va según el caso, para tener un solo producto que se adapta en lugar de cinco plantillas casi iguales.
• Estrategia de precio por plantilla: por tamaño o por materiales más margen.

Simulador

Un banco de pruebas: se le dan medidas a una plantilla y devuelve al instante el desglose completo de materiales y el costo, sin crear ninguna cotización ni tocar el inventario. Sirve para afinar una plantilla nueva, para comprobar un cálculo que no cuadra y para dar un precio orientativo por teléfono. Acepta medidas en milímetros o en pulgadas.

Biblioteca global

Plantillas ya hechas y probadas, listas para copiar. En lugar de configurar catorce componentes con sus fórmulas desde cero, se importa una corredera que ya funciona y se ajusta a los materiales propios. La copia es completamente independiente: a partir de ese momento es de la empresa y se puede modificar sin afectar a nadie.

Dashboard de inventario

Qué existencias hay en cada bodega y cuánto valen, con el estado de cada artículo frente a los mínimos configurados y los avisos de reposición.

Bodegas y proveedores

Cada existencia vive en una bodega concreta: el mismo perfil en el taller y en la sucursal son dos existencias distintas, con su conteo y sus mínimos propios. Los proveedores guardan sus datos de contacto y si facturan o no impuestos.

Órdenes de compra y recepción

• Pedir y recibir son dos cosas distintas: crear la orden no suma nada al inventario; el stock sube cuando el material llega y se registra la recepción.
• Recepción parcial: los proveedores entregan tarde, incompleto o por partes, y el sistema lo contempla.
• ITBIS calculado solo artículo por artículo, con la posibilidad de ajustarlo a la factura del proveedor al céntimo.
• Compras en otra moneda, valorizadas a la tasa del día en que el material entró a bodega — que es lo que de verdad costó.
• Normas fiscales aplicables también a la compra.
• Impresión del listado con el membrete de la empresa y los filtros aplicados.

Kardex

El libro contable del inventario: todo lo que ha entrado y salido, en orden. No se edita ni se borra. Si algo está mal, se corrige con otro movimiento que deja constancia — nunca reescribiendo el pasado. Filtrando por un material aparece su saldo corrido movimiento a movimiento.

Números de serie

Hay artículos en los que «tres unidades» no basta: un motor de portón, una cerradura electrónica, un equipo con garantía. Estos se controlan pieza por pieza.

• Captura al recibir: se teclean, se pegan de una lista o se pasan con el lector de código de barras.
• Etiquetas para imprimir con su código de barras, en formato rollo o en hoja.
• Al vender, el sistema pregunta qué unidades salen, y en el mostrador basta escanear la etiqueta.
• Ficha completa de cada unidad: de qué compra vino, a qué cliente se vendió, en qué factura, en qué obra quedó instalada y en qué estado de garantía está.
• Aviso de garantías por vencer en los próximos días.
• Se enciende artículo por artículo: lo que ya estaba en el estante sigue vendiéndose sin etiqueta, sin obligar a reetiquetar el almacén.

Conteo físico

Recorrer la bodega con la lista, apuntar lo que hay de verdad y aplicar todos los ajustes de un golpe, con su rastro en el kardex. Es la forma honesta de cuadrar el sistema con el estante.

Facturas de proveedor

• Nacen solas de la recepción: al completar una orden de compra, el borrador de la factura ya viene con lo que llegó y a qué precio. Nadie vuelve a teclear renglones.
• Borrador y registro separados: se revisa contra el papel del proveedor y se registra; registrar es lo que crea la deuda.
• Tolerancia contra lo recibido: si lo facturado se aparta de lo que entró más de lo que la empresa admite, hay que aceptarlo a mano. Una diferencia silenciosa es dinero regalado.
• Comprobante fiscal del proveedor, con su validación de formato y su tipo de gasto para la DGII.
• Gasto menor y comprobante informal: cuando el proveedor no da comprobante, la empresa emite el suyo (B11, B13, E41, E43) y consume su propio folio, como manda la norma.
• Retenciones de ITBIS e ISR calculadas por reglas configurables, no escritas en el programa: cambian con la norma y se ajustan sin tocar el sistema.
• Notas de crédito del proveedor, que bajan la deuda sin borrar nada.

Pagos y tesorería, cosidos

• Un pago por proveedor y moneda, con su comprobante imprimible.
• Cada pago escribe su movimiento en el libro de banco o en la caja general: el dinero no sale por un lado sin aparecer por el otro.
• Cheques con su número, tomado de la chequera de la cuenta, y transferencias con su referencia.
• Diferencia cambiaria calculada cuando se paga en una moneda distinta de la de la factura.
• Revertir una nómina pagada anula sus pagos, tacha sus apuntes y devuelve las facturas a deber — con motivo y con rastro.

Rectificación de medidas

Entre lo que se cotizó sobre plano y lo que mide el hueco de verdad casi siempre hay diferencia. Rectificar es ir a la obra y dejar la medida definitiva de fabricación. Nada baja al taller sin pasar por aquí.

• Tolerancias en tres bandas: una diferencia de 3 mm y una de 30 cm no son el mismo problema, y el sistema no las trata igual. La pequeña pasa sola; la grande exige que alguien firme el sobreprecio.
• Aprobación técnica y económica separadas: dar por buena una medida es del medidor; firmar lo que cuesta es de comercial.
• Fotos de obra tomadas desde el propio móvil.
• Pensada para usarse en obra, desde el teléfono, con la cinta en la mano.
• Lo que cambia genera automáticamente el borrador de la adenda para el cliente.

Tablero de producción

El taller entero en una pantalla. Cada tarjeta es una orden y cada columna una etapa.

• Cinco etapas del proceso, desde pendiente hasta listo.
• Fecha de compromiso con aviso por color: amarillo si vence hoy o mañana, rojo si ya venció.
• Prioridad y técnicos asignados por orden.
• Avance por porcentaje según las piezas fabricadas.
• Se fabrica por partes: no hace falta mandar una torre entera de golpe.

Optimización de cortes

Probablemente la pantalla que más dinero ahorra del sistema. Decide cómo repartir las piezas que hay que cortar entre las barras y láminas disponibles, gastando lo menos posible.

• Varias órdenes a la vez: ahí está el ahorro real — dos trabajos distintos que usan el mismo perfil pueden compartir barra.
• Aprovecha los retazos que quedaron de corridas anteriores antes de abrir una barra nueva.
• Plan de corte imprimible para el taller, con qué sale de cada barra.
• Confirmar la corrida consume el material de verdad: descuenta las barras, da de alta los remanentes con su etiqueta y lo deja anotado en el kardex.

Órdenes archivadas

Todo lo que salió del tablero, conservado con la etapa real en que estaba al archivarse. El tablero no se llena de trabajo terminado y no se pierde nada.

Facturas

• Borrador y emisión separados: se prepara con calma y se revisa; emitir es otro permiso y es irreversible.
• Control que impide facturar de más: un hueco ya facturado deja de ofrecerse, y el total de la obra es un techo que el sistema no deja superar — ni sumando avances y piezas por separado.
• Emitir descarga la mercancía vendida del inventario, salvo lo que ya consumió producción, que no se descuenta dos veces.
• Emitir y cobrar en una sola operación cuando el cliente paga en el acto.
• Anular con motivo: una factura emitida no se borra nunca; se anula, libera lo facturado y devuelve al inventario lo que había salido.

Punto de venta (mostrador)

Para vender sin cotización detrás: alguien llega al mostrador y se le factura ahí mismo. Vende las dos cosas que vende la empresa.

• Material de bodega — perfiles con su acabado, vidrio, herrajes — con lector de código de barras.
• Productos fabricados a medida, configurados con el mismo motor que la cotización, incluso varias medidas del mismo producto en una sola visita.
• Descuento sobre el total, protegido por permiso: sin él se factura, pero al precio de lista.
• Multi-moneda, y se puede cobrar en una moneda distinta de la que se factura.
• Cobrar e imprimir en un solo botón, con cálculo de devuelta en efectivo.

Facturar por obra y por avances

Cada proyecto con lo que vale, lo cobrado y lo que queda, sumando todas sus cotizaciones. Cuando la obra se cobra por etapas — «30 % al firmar, 40 % al instalar, 30 % al entregar» — se definen hitos, en porcentaje o en importe fijo, y se factura contra ellos.

Cobros

• Recibo de ingreso con numeración propia por cada peso que entra, archivado en PDF automáticamente.
• Varias formas de pago en el mismo recibo: efectivo, tarjeta, transferencia, cheque o una mezcla.
• Anticipos: se puede cobrar antes de que exista la factura y aplicar el dinero después.
• Cobro en moneda distinta a la de la factura, con su conversión.
• Retención gubernamental cuando paga una institución del Estado.
• Cobrar, aplicar y anular son permisos separados: recibir el dinero lo hace la caja; decidir a qué deuda va, quien vigila la cartera.

Cuentas por cobrar

Quién debe, cuánto y desde cuándo. La cartera repartida en seis tramos de antigüedad, el estado de cuenta de cada cliente, la deuda agrupada por obra y el control del límite de crédito. Y en papel: el reporte de cartera por cliente, con su teléfono, detallado con cobros y notas o simplificado.

Notas de crédito y de débito

Una factura emitida no se toca. Cuando hay que corregirla se emite una nota, que es un documento aparte con su propia numeración fiscal.

• Notas de crédito por devolución, ajuste de valor, descuento posterior o corrección. Solo la devolución mueve mercancía; las demás son dinero.
• Notas de débito para cobrar de más sobre una factura ya emitida: mora, flete, un precio que salió por debajo del acordado.
• En la ficha de cada factura aparece una tarjeta con todas las notas que la afectan y su total neto.

Mantenimiento preventivo: la otra mitad del oficio

Las garantías atienden lo que se rompió. Esto trabaja para que no se rompa, y de paso vende. El sistema ya sabe qué equipos entregó, a quién y cuándo; lo único que hace falta es marcar en la ficha del artículo cada cuántos meses toca revisión. A partir de ahí sale solo el listado de a quién le toca, ordenado por lo más atrasado.

• El cliente contesta de un clic desde su teléfono. Se le manda un correo con su equipo, la fecha propuesta y qué incluye la visita, con dos botones: sí o no. No necesita cuenta ni contraseña, y lo que pulse aparece en el sistema como su estado de seguimiento.
• Orden de trabajo con lista de comprobación. Se escribe una vez qué hay que revisar en cada tipo de equipo y se engancha al artículo. Cada visita sale con su lista, que el técnico va contestando desde el móvil: hecho, no aplica o con falla —y las dos últimas piden decir por qué—.
• No se cierra dejando en blanco lo obligatorio. Es lo que hace que una lista de comprobación valga algo: sin esa regla, «se hizo» significaría solo que alguien pulsó un botón.
• Fotos de la visita — el filtro antes y después, la placa, la fuga que apareció — y el papel para llevarse a casa del cliente, con su dirección, su teléfono y las casillas en blanco para ir marcando a mano.
• Lo que el cliente confirma puede pasar al embudo comercial como una oportunidad, ya cualificada. Es la vuelta completa: la posventa alimentando otra vez a lo comercial.

Mi empresa

La ficha de la empresa y las reglas de cálculo, organizadas por pestañas: los datos fiscales y el logo que se imprime en cada documento; los parámetros del motor de cotización (ingeniería, costos, márgenes, listas de precios, inventario, tolerancias de rectificación, correo); la numeración de los ocho tipos de documento; los impuestos y sus normas; los rangos de comprobantes fiscales; y las escalas de comisión.

Usuarios, roles y permisos

Cada persona entra con su correo y su contraseña. Lo que puede hacer no se decide usuario por usuario, sino con roles: perfiles con nombre —Ventas, Almacén, Producción— a los que se les marcan permisos.

• 169 permisos repartidos en 35 módulos, cada uno con una frase que explica qué abre y qué no.
• Los permisos separan responsabilidades reales: preparar una factura y emitirla; registrar un cambio de obra y firmar lo que cuesta; cobrar y decidir a qué deuda se aplica.
• Cambios inmediatos: al modificar un rol, alcanza a todas las personas que lo llevan sin necesidad de volver a entrar.
• Botón «Accesos» en cada pantalla operativa: muestra qué roles pueden entrar y a cuántas personas afecta cambiar algo.
• Nadie puede quitarse a sí mismo los permisos de administración.
• Los usuarios se desactivan, no se borran: su firma queda en todo lo que aprobaron.

Auditoría

El libro de a bordo: quién hizo qué, cuándo y desde dónde. No se escribe a mano ni se puede editar. Al abrir cualquier línea se ve el antes y el después de cada dato que cambió, escrito en lenguaje normal.

Monedas

Las monedas con las que se trabaja y a cómo está cada una. Sirve para cotizar en divisas y para mantener los costos al día cuando se compra en el extranjero y la tasa se mueve. Siete permisos finos permiten, por ejemplo, que compras actualice la tasa cada mañana sin poder crear monedas ni reprecir el catálogo.

Formatos de impresión

Los papeles de la empresa. Un diseñador de arrastrar bloques permite componer el membrete, el cuerpo, los totales y el pie, y asignar cada diseño al documento que corresponda: cotizaciones, facturas, recibos, notas. Con vista previa de cada combinación antes de imprimir.

Avisos

De qué avisa el sistema, con qué condición y a quién le llega. Treinta hechos configurables y una bitácora que explica, aviso por aviso, a quién le llegó y por qué —o por qué no—. Tiene su propio capítulo más adelante: el sistema le busca a usted.

Traer los datos que ya existen

Nadie empieza de cero: hay un catálogo en una hoja de cálculo, unos clientes en otra y unas existencias contadas el mes pasado. SISCOP los importa desde archivos de Excel o CSV —clientes, proveedores, catálogo, precios, existencias, cuentas por cobrar y por pagar— revisando antes de escribir: primero dice qué filas entrarían, cuáles están repetidas y cuáles tienen algo mal, y solo entonces se confirma. Una importación que se equivoca se deshace entera.

Respaldos

Una copia automática cada noche, guardada fuera del servidor que la generó, y la posibilidad de crear una a mano antes de un cambio grande. Se puede descargar, y restaurar es una operación con permiso propio que queda registrada: recuperar datos no es algo que deba poder hacer cualquiera sin dejar rastro.

Vendedores y comisiones

Vendedores internos (usuarios del sistema) y externos (comisionistas que no entran). Cada tipo tiene su escala de comisión de dos tramos, progresiva. El dashboard comercial compara a todo el equipo — cuánto cotiza cada uno, cuánto le aprueban y su conversión — y distingue quién puede ver solo su resultado y quién el de todos.