📦 Manual de Usuario: Compras e Inventarios

📦 1. Dashboard de Inventario (Control de Stock)

Qué tienes, dónde y cuánto vale. Es la pantalla a la que vuelves antes de comprar y la primera que miras cuando el taller dice que falta material.

Por qué puedes ver stock en negativo (y por qué no es un error)

Ojo con la diferencia: un movimiento manual nunca deja el stock en negativo — si lo intentas, el sistema lo rechaza con "El stock no puede quedar en negativo". Solo el consumo de producción tiene ese permiso, y a propósito.

Los estados y los avisos de reposición

La columna Estado compara la existencia actual con los límites que tú fijaste. Se configuran artículo por artículo y bodega por bodega, con el icono de controles de la fila.

Las piezas: barras, láminas y retazos

Aquí está la diferencia de fondo de este inventario. Los fungibles —tornillos, ruedas, cerraduras— se cuentan por cantidad y ya. Pero un perfil de aluminio o una lámina de vidrio no son una cantidad: son piezas concretas con una medida concreta. Tener 148 pies lineales no sirve de nada si lo que necesitas es un tramo de 3 metros y lo que tienes son diez retazos de 30 centímetros.

Cada pieza recuerda de dónde salió: bajo su código se lee "↳ REM-2026-0018" o "↳ Barra 6,401 mm". Puedes seguir el rastro de un retazo hasta la barra original que compraste. Y cada una tiene sus acciones:

El botón "Registrar pieza encontrada" es para lo que aparece en la bodega sin estar en el sistema: ese retazo bueno que estaba detrás del estante. Y arriba, el buscador y el lector de código de pieza te llevan directo a una pieza escaneando su etiqueta.

Quién puede tocar esta pantalla

🏭 2. Bodegas (Almacenes)

Los lugares físicos donde guardas material. Cada existencia vive en una bodega concreta: el mismo perfil en el taller y en la sucursal son dos existencias distintas, con su propio conteo y sus propios mínimos.

Crear una bodega

Pulsa "Nueva Bodega". Son tres campos y se hace en diez segundos.

Editar y eliminar

El lápiz abre los mismos tres campos. Cambiar el nombre de una bodega no afecta a nada de lo ya registrado: los movimientos viejos pasan a mostrar el nombre nuevo, porque apuntan a la bodega, no a su rótulo.

Cuántas bodegas conviene tener

Las justas. Cada bodega que añades multiplica el trabajo: hay que contarla aparte en cada conteo físico, ponerle mínimos aparte y decidir en cada compra a cuál entra el material. Crea una por cada lugar físico real donde alguien va a buscar material con las manos —el taller, la sucursal, el depósito de obra— y ninguna más. Para separar tipos de material dentro de un mismo local no hacen falta bodegas: para eso están las ubicaciones de las piezas (Almacén, Remanentes, Scrap).

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🚚 3. Proveedores

A quién le compras. Es una lista corta y sencilla, pero es la que sostiene las órdenes de compra: no puedes emitir una sin elegir proveedor.

Crear un proveedor

Pulsa "Nuevo Proveedor". Solo el nombre es obligatorio, pero rellenar el resto ahorra tiempo después: son los datos que necesitas a mano cuando hay que reclamar un pedido que no llegó.

Editar y eliminar

El lápiz abre la ficha para corregir cualquier dato. Los cambios se ven en las órdenes de compra nuevas; las ya emitidas conservan lo que decían cuando se imprimieron.

Para un proveedor con el que ya no trabajas pero que tiene historial, lo correcto es dejarlo. No estorba: ocupa una fila y mantiene entero el rastro de lo que le compraste.

Quién puede tocar esta pantalla

¿Este proveedor te factura ITBIS?

En la ficha hay una casilla, "Calcula impuestos en sus compras", que viene marcada. Con ella puesta, cada orden que le hagas a este proveedor nace calculando el ITBIS solo, según lo que diga la ficha de cada artículo.

Quítala si es un proveedor informal o exento — el que te vende chatarra, el taller de la esquina, quien no emite comprobante fiscal. Sus órdenes nacerán sin calcular impuestos, y no tendrás que acordarte de apagarlo cada vez.

📝 4. Órdenes de Compra y recepción

La orden de compra (OC) es tu lista de compras formal: qué pides, a quién, a qué precio y a qué bodega llegará.

Cuando llega el camión:

1. 1 Busca la orden pendiente y pulsa "Recibir Mercancía".
2. 2 Escribe cuánto llegó de verdad de cada artículo — si pediste 100 y trajeron 60, escribe 60.
3. 3 Guarda la recepción: el stock de la bodega destino sube automáticamente y el movimiento queda en el Kardex.
4. 4 La orden pasa a parcial si falta algo, o a completada si llegó todo. Lo que falte se recibe después, sobre la misma orden.

La última entrega crea la factura por pagar

Si tu empresa lo tiene encendido (Mi Empresa → Cuentas por pagar → Al completar la recepción de una orden), la entrega que cierra la orden crea sola la factura del proveedor en Cuentas por pagar, con lo recibido, a los precios de la orden. Por eso, en esa última entrega —y solo en esa— el formulario pide tres datos más, con la factura del proveedor delante:

• • Condición: crédito o contado. Viene propuesta de la ficha del proveedor.
• • Días de crédito: a cuántos días se pactó esta compra. De ahí sale el vencimiento, que la pantalla te enseña al momento.
• • NCF del proveedor: opcional. En muchos casos llega el conduce y la factura con su comprobante aparece después; entonces se anota más tarde, en la propia factura.

El ITBIS se calcula solo

Antes había que teclear el impuesto a mano. Ahora el sistema lo calcula mientras escribes, artículo por artículo: cada ficha del catálogo dice a qué tasa grava — la predeterminada de tu empresa, una propia, o ninguna si está marcada como exenta — y el resumen de la derecha va sumando.

Cuadrarlo con la factura del proveedor

Al vender, el impuesto lo decides tú. Al comprar lo pone el proveedor, y su factura puede traer céntimos que no salen de ninguna cuenta tuya. Por eso el cálculo propone: si el número no coincide, pulsa "Ajustar a la factura". El importe calculado se copia dentro de un campo editable y lo corriges.

Cuando no hay que calcular nada

Quita la casilla "Calcular impuestos" y la orden deja de gravar: sin desglose y sin impuesto en el total. Si un proveedor nunca te factura ITBIS, no hace falta acordarse cada vez — se apaga en su ficha y todas sus órdenes nacen ya sin calcular.

Normas fiscales en las compras

Si tu empresa tiene normas configuradas, el resumen ofrece un selector "Norma fiscal". Una norma no cambia la tasa del artículo: encoge la base sobre la que se liquida. Con la Norma 07-07, un artículo de 1.000 al 18 % paga 18 en vez de 180, porque solo el 10 % del valor forma base imponible.

Encontrar una orden e imprimir el listado

El buscador de arriba a la derecha está siempre a mano y mira dos cosas: el código de la orden y el nombre del proveedor. Con eso basta para la mayoría de las búsquedas del día.

Pulsando Filtros se despliegan cinco criterios más, que se combinan entre sí: proveedor, bodega, moneda, estado y tasa. La tasa va por rango — puedes pedir "desde 60", "hasta 63" o ambas — para localizar lo que se compró cuando el cambio estaba en cierto nivel. El número junto a "Filtros" te dice cuántos tienes puestos, y Limpiar filtros los quita todos de golpe.

Comprar en otra moneda

Si tu proveedor factura en dólares, euros o cualquier otra moneda que tengas dada de alta en Administración → Monedas, la orden se emite directamente en ella. Escribes los precios tal y como vienen en la proforma del proveedor, sin convertir nada a mano.

• • Al elegir la moneda, la tasa se propone sola desde el módulo de Monedas.
• • Puedes corregirla para esta orden — si negociaste un cambio distinto con el proveedor, escríbelo. No cambia la tasa del módulo ni la de ninguna otra orden.
• • En el listado verás cuatro datos de un vistazo: moneda, tasa, total en la moneda del proveedor y su equivalente en la tuya.
• • Una orden que ya tiene material recibido no se puede editar: cambiarle la moneda dejaría el inventario valorizado con una tasa que la orden ya no declara. Lo que falte, en una orden nueva.

La tasa del día que llega, no la del día que se pidió

Entre que pides y te entregan pasan semanas, y la tasa se mueve. Lo que te costó de verdad ese material es lo que valía la divisa el día que entró a la bodega, y eso es lo que usa el sistema para valorizar el inventario y actualizar el costo del catálogo.

Lo que la liquidación aduanal le hizo al costo

Una importación no cuesta lo que dice la factura del proveedor. Hasta que no se reparten el flete, el seguro, los aranceles y el transporte interno —eso es la liquidación aduanal, en Cuentas por Pagar— no se sabe lo que costó cada artículo puesto en el almacén. Y ese es justo el momento de revisar los precios de venta, porque es cuando el margen de verdad cambia.

Por eso, en el listado de órdenes, las que ya tienen su liquidación cerrada estrenan un botón $ («Cambios de costo y precios de venta»). Abre una ventana con los artículos que se recostearon, lo que costaban antes, lo que cuestan ahora, y las cuatro listas de precios para cambiarlas ahí mismo.

Los cuatro precios que se ven son los de venta de hoy, tal como están en la Lista de Precios. Se corrigen aquí y se guardan con Guardar precios: solo se graban los que cambiaste. Cada uno queda en Auditoría con los precios que tenía antes, los nuevos y desde qué orden se cambiaron, así que dentro de seis meses se puede contestar por qué ese perfil vale lo que vale.

Los estados de una orden

Editar y eliminar

Los dos permisos del módulo

Corregir la tasa de cambio, tanto en la orden como en la recepción, va dentro de gestionar compras: no lleva permiso propio.

📜 5. El Kardex (movimientos)

Todo lo que ha entrado y salido de tus bodegas, en orden. Es el libro contable del inventario: no se edita ni se borra. Si algo está mal, se corrige con otro movimiento que deja constancia — nunca reescribiendo el pasado.

Los cinco tipos de movimiento

La columna Balance solo se llena si filtras por un material

Sin filtro, la columna Balance muestra "N/A" en todas las filas. No está rota: un saldo corrido que mezcla perfiles, vidrios y ruedas no significaría nada. En cuanto eliges un material en el desplegable, la columna se llena y aparece arriba el Balance actual.

Registrar un movimiento a mano

Para lo que no viene de una compra ni de una corrida: material que aparece, material que se rompe, una devolución al proveedor.

Quién puede tocar esta pantalla

🏷️ 6. Números de serie

Hay artículos en los que «tres unidades» no basta. Un cliente llega con un motor de portón averiado y una etiqueta pegada al lateral, y la pregunta es siempre la misma: ¿cuándo se le vendió esto, a quién, de qué compra salió y sigue en garantía? Con un contador de existencias esa pregunta no tiene respuesta. Con número de serie, cada unidad física es una ficha con su propia historia.

Paso 1 — Marcar el artículo

Se hace en Catálogo de Materiales (en esta misma área), abriendo la ficha del artículo, en la sección Posventa. Ahí mismo se declaran los meses de garantía: la del cliente arranca el día que se factura, y la del proveedor el día de la factura de ÉL, que es la fecha que va a mirar si algún día hay que reclamarle.

Paso 2 — Capturar las etiquetas al recibir

Al recibir la orden de compra (Órdenes de Compra), debajo de la línea del artículo aparece un recuadro para las etiquetas. Hay tres formas de llenarlo y las tres valen a la vez:

Paso 3 — Imprimir y pegar las etiquetas

Al confirmar la recepción, SISCOP ofrece imprimir las etiquetas de lo que acaba de entrar. Cada una lleva el nombre del artículo, su código de barras y el número escrito debajo, y se elige el formato al imprimir:

• Impresora térmica: rollo de 50 × 25 mm, una etiqueta por etiqueta.
• Hoja normal: A4 con veinticuatro por página, para recortar a tijera.

Si en ese momento no tienes la impresora a mano, pulsa Después: desde la pantalla de Seriales se reimprimen cuando quieras, de una en una o marcando varias.

Paso 4 — Vender

Al emitir la factura —tanto en Facturación → Facturas como en el Punto de venta— SISCOP pregunta qué unidades salen. Vienen marcadas las primeras del estante, que es lo normal cuando las cajas son idénticas; cámbialas si la que entregas es otra. Si la venta no lleva ningún artículo con serie, no se abre nada y emitir sigue siendo un solo clic.

El número sale impreso en la factura, debajo del concepto de su renglón. El cliente se lleva esa unidad, y el día que reclame garantía su papel dice cuál era — sin tener que buscarlo en el sistema y creerle a quien lo busque.

La pantalla de Seriales

Inventario → Seriales. Arriba del todo, un buscador: escanea o teclea una etiqueta, pulsa Enter y sale la ficha entera de esa unidad. Sin lector a mano, el botón de la cámara que hay al lado abre la cámara del móvil (o la webcam del PC): se encuadra el código de barras o el QR de la etiqueta y, en cuanto lo lee, la cámara se cierra y aparece la ficha. La primera vez el navegador pide permiso para usar la cámara.

El buscador contesta tres preguntas

La caja de búsqueda del listado mira el número de la etiqueta, el número de la factura y el nombre del cliente a la vez. Así se contesta igual de fácil «¿dónde está esta unidad?» que «¿qué le vendimos a este cliente?», sin tener que saber de antemano qué pregunta se está haciendo.

El aviso de garantías

Arriba de todo, en ámbar, la pantalla dice cuántas unidades pierden su garantía en los próximos 30 días, y separa las dos porque se miran por motivos opuestos:

• Al cliente: lo que habrá que responderle gratis si falla.
• Del proveedor: lo que todavía se le puede reclamar a él. Es la que se pierde en silencio, y la que más dinero cuesta dejar vencer.

Pulsando el aviso se abre el listado ya filtrado. El mismo filtro deja ver también las ya vencidas, de una y de otra.

Un número mal tecleado se corrige

Pasa: la etiqueta dice 24A0118 y quien la capturó escribió 24A0113. Desde la ficha, Corregir número lo arregla sin tocar nada más: la unidad conserva de qué compra vino, a quién se le vendió y sus garantías, y el número anterior queda escrito en su historial. Si ya hay otra unidad con ese número se rechaza diciendo cuál — dos unidades no pueden llamarse igual dentro de la misma empresa.

Desde la ficha se reimprime su etiqueta, se le asigna el hueco de la obra en el que quedó instalada —para saber, años después, cuál de las treinta ventanas lleva este motor— y se cambia de bodega la que aún está en el estante, que mueve también la existencia con sus dos movimientos en el kardex.

Debajo del buscador está el listado completo, con filtros por artículo, estado y bodega, y un botón Cargar más: las unidades se traen de cincuenta en cincuenta para que un almacén con miles no tarde en abrir. Marcando varias con la casilla se imprimen sus etiquetas de una vez.

Las tres situaciones de una unidad

Y se mueven solas con los documentos: anular una factura devuelve sus unidades al estante; una nota de crédito trae de vuelta las que el cliente entrega, y anular esa nota las vuelve a poner en su poder. En ningún caso hay que ir a corregirlas a mano.

Lo que ya estaba en el estante

El día que marcas un artículo, lo que ya tenías en la bodega no tiene etiqueta — y SISCOP no se la inventa. Esas unidades salen sin serial, y por eso al vender puede pedirte menos etiquetas que unidades: si hay cuatro en el estante y solo tres tienen número, vender dos admite elegir una, dos, o ninguna.

La pestaña Conciliación lo enseña sin rodeos, por artículo y bodega: cuánta existencia hay, cuánta tiene etiqueta y cuánta es de antes. Informa; no corrige — la diferencia es legítima, y arreglarla sola sería inventar unidades que nadie ha visto. Si alguna vez salen sobrantes (más etiquetas que existencia), casi siempre viene de un conteo físico que bajó la existencia sin dar de baja las unidades: búscalas en el listado y dáles salida por el kardex.

En producción

Un accesorio con número de serie también puede irse por el taller: si entra en el escandallo de un producto fabricado, al confirmar la corrida de corte sale del estante con el resto del material. SISCOP marca esas unidades como salidas y les anota la corrida (CORTE-2026-0001), de modo que la existencia y las etiquetas siguen contando lo mismo.

Si faltan etiquetas para lo que el taller se llevó, la corrida no se cae: se confirma igual y el aviso sale junto a los descuadres de existencia, en la misma lista. Y lo que el taller devuelve —desde Devolver material de la orden— vuelve al estante con su unidad, sin tener que tocar nada a mano.

En el kardex

Dar salida a mano a un artículo con serie obliga a decir cuáles se van: bajar el contador sin nombrarlas dejaría el estante contando tres menos y las etiquetas diciendo que siguen ahí. Las entradas manuales son más flexibles: si la mercancía trae etiqueta, se teclea o se escanea; si no la trae, se deja vacío y entra al montón de las unidades sin etiquetar, que es lo que permite corregir un conteo sin trabarse.

📋 7. El Conteo Físico

Recorrer la bodega con la lista, apuntar lo que hay de verdad y aplicar todos los ajustes de un golpe. Es la única forma honesta de cuadrar el sistema con el estante — y después de hacerlo, los números del dashboard vuelven a significar algo.

Los tres estados de un conteo

Cómo se hace un conteo, de principio a fin

1. Elige la bodega en el desplegable de arriba y pulsa "Nuevo conteo". El sistema congela la lista de lo que cree que hay en esa bodega y la deja en dos bloques.
2. Recorre la bodega y captura. Se puede hacer desde el móvil, apoyado en el estante. El buscador de arriba acepta el código, el nombre o la etiqueta del remanente (REM-…), así que puedes ir pieza por pieza sin buscar en la lista.
3. Repasa las diferencias. La cabecera lleva la cuenta: "29 / 34 contadas · 7 con diferencia". Antes de aplicar, mira esas siete: casi siempre una es un error de conteo y las otras seis son reales.
4. Aplica. El sistema escribe un movimiento de AJUSTE por cada diferencia. A partir de ahí, el conteo queda cerrado.

Fungibles y piezas no se cuentan igual

Cuándo conviene contar

Cuando cierras el año o el trimestre, cuando el dashboard muestra existencias en negativo (señal de que entró material sin registrarse), cuando el taller reporta que falta algo que el sistema dice tener, y siempre antes de una compra grande — comprar sobre datos falsos es la forma más cara de descubrir que tenías el material en el estante de atrás. No hace falta contar la bodega entera cada vez: puedes hacer conteos de una bodega concreta tan a menudo como quieras.

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🔁 8. Transferencias entre bodegas

Mover material de una bodega a otra con un documento que lo respalde. Antes había que dar una salida en una punta y una entrada en la otra: dos papeles sueltos que nadie ataba, y ninguna forma de responder qué se mandó a la sucursal el martes. Ahora es un solo documento, con su código, su comprobante para firmar y su rastro en el kardex.

Cómo se hace

1. Nueva transferencia, y eliges de qué bodega sale y a cuál va.
2. Agregas el material. El desplegable enseña lo que de verdad se puede mandar: lo que esté apartado para un corte pendiente o para otra transferencia no aparece.
3. Guardar borrador. El documento nace con su código (TRA-2026-0001) y se puede revisar, corregir o dejar para mañana.
4. Confirmar. El material sale de una bodega y entra en la otra en el acto.

Qué se puede mover

El comprobante

El botón Comprobante saca el papel que acompaña al material: de dónde sale, a dónde va, el detalle de todo lo que lleva —con los números de serie, si los hay—, quién lo envía y un espacio para que firme quien lo recibe.

Un borrador también se puede imprimir, porque quien va al muelle necesita la lista de carga. Pero el papel sale marcado «Borrador · el material NO se ha movido todavía», para que nadie lo confunda con material ya trasladado.

🔖 9. Reservas de material para una obra

Apartar material de una bodega para un proyecto concreto, de modo que nadie lo venda, lo traslade ni lo use en otra obra. Hasta ahora la única forma de «guardar» material para una obra era un rodeo: una bodega por obra y una transferencia en borrador. Funcionaba, pero no decía para qué proyecto era, y el borrador es un documento con otro significado. La reserva es un documento propio, con su código (RES-2026-0001), que dice qué se apartó, para qué obra, en qué bodega y cuánto queda.

Cómo se hace

1. Inventario → Reservas de Obra → Nueva reserva. Eliges la obra (solo aparecen las que están en marcha) y la bodega donde está el material.
2. Agregas el material. El desplegable enseña lo libre: lo que ya esté apartado por un corte pendiente, una transferencia en borrador u otra reserva no aparece, y de lo que está apartado en parte se dice cuánto queda.
3. Guardar reserva. Desde ese momento el material está apartado. No hay «confirmar»: la reserva no mueve nada, solo compromete.

Qué se puede reservar

Lo consumido y lo que queda

Cada línea lleva tres números: Reservado (lo que se apartó), Consumido (lo que Producción ya se llevó para esa obra) y Restante, que es lo que sigue apartado. Cuando todas las líneas llegan a cero la reserva pasa sola a Consumida y deja de apartar.

Cómo deja de apartar

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🏷️ 10. Etiquetas de precio, y las demás etiquetas

El sistema imprime cuatro clases de etiqueta, y desde esta versión las cuatro se diseñan en el mismo sitio: la del taller que se pega a cada pieza fabricada, la de los remanentes que vuelven al estante, la de los números de serie y la de precio de mostrador, que es nueva. Cada una tiene sus propios datos disponibles y su propio diseño, y se cambian en Administración → Diseñador de Etiquetas.

Etiquetar mercancía para el mostrador

Inventario → Etiquetas de Precio. Busca los artículos por código o por nombre, di cuántas etiquetas quieres de cada uno —de lo que acaban de llegar veinte unidades se imprimen veinte— y dale a imprimir. El campo Todas a pone la misma cantidad a toda la lista de un golpe.

El código de barras de esta etiqueta lleva el código del artículo, que es exactamente lo que el punto de venta escanea. Esa es la prueba de que la etiqueta está bien: pásala por el lector en el mostrador y tiene que aparecer el artículo.

Hay dos atajos. En el catálogo de materiales, cada artículo tiene un botón de etiqueta que abre esta pantalla con él ya puesto —para cuando acabas de cambiarle el precio—. Y al recibir una orden de compra aparece abajo a la derecha un panel con lo que acaba de entrar y las cantidades ya rellenadas, que es el momento en que de verdad hace falta.

Etiquetas de remanentes

Se imprimen desde Control de Stock, desde Cortes al terminar una corrida y desde el Tablero al devolver una pieza. En Control de Stock puedes marcar varias con las casillas y sacarlas todas de una tanda: cuando vuelve una corrida con doce remanentes nuevos, nadie va a pulsar doce veces y esperar doce diálogos de impresión.

Etiquetas de número de serie

Se imprimen desde Inventario → Seriales y al recibir una compra, igual que antes. Lo que cambia es que ya no se pregunta el formato en cada impresión.

Y la etiqueta de serial ganó datos: además del artículo y el número, ahora puede llevar el estado, la bodega, la recepción de compra, el proveedor y las dos garantías —la del cliente y la del proveedor, que son independientes—. Todo eso se añade arrastrando el campo en el diseñador.