🧾 Manual de Usuario: Facturación

1. Qué hace este módulo

Una factura de SISCOP no se teclea: se arma a partir de lo que ya está aprobado. Eliges una cotización aprobada, marcas qué parte de la obra vas a cobrar, y el sistema trae los precios y los impuestos tal como se firmaron. No hay que volver a calcular nada, y por eso mismo no hay forma de equivocarse al copiar.

La consecuencia importante viene sola: como el sistema sabe cuánto vale la obra y cuánto llevas facturado, puede impedir que factures de más. Ese control es el corazón del módulo y tiene su propio apartado más abajo.

2. La pantalla

Está en Facturación → Facturas, entre Comercial y Producción. A la izquierda el listado, a la derecha el detalle de lo que elijas.

3. Preparar una factura

El botón Nueva factura abre un asistente de tres pasos. Nada de lo que hagas aquí es definitivo: al final obtienes un borrador, que puedes revisar con calma y borrar si no te convence.

Paso 1 — contra qué obra se factura

Paso 2 — qué parte se cobra

Cada línea es un hueco —una pieza concreta de la obra— con su importe ya calculado: el precio que se cotizó, menos la parte de descuento que le toca, más su impuesto. En el ejemplo, cada ventana de 35,000 sale a 41,300 con el ITBIS del 18 %.

Paso 3 — condiciones y revisión

El total que ves en este paso es una vista previa. Los importes definitivos los calcula el servidor a partir de la cotización cuando creas el borrador, y no se fía de lo que muestre la pantalla —es una salvaguarda deliberada, no una desconfianza—.

4. Emitir

Emitir es el momento en que el borrador se convierte en un documento de verdad. Es irreversible, y por eso suele ser un permiso de otra persona.

Qué pasa exactamente al emitir

Emitir y cobrar de una vez

Cuando el cliente está delante y paga en el acto, no hace falta emitir primero e ir a Cobros después. El botón Emitir y cobrar hace las dos cosas: la factura y su recibo nacen en la misma operación.

Ejemplo 1 — se cobra todo. Ferretería El Progreso compra una puerta corrediza por RD$50,150 y paga en efectivo con RD$60,000. Se pulsa Emitir y cobrar, se elige Efectivo y se escribe con cuánto paga:

Ejemplo 2 — se cobra una parte. Talleres Metálicos Duarte se lleva una ventana de RD$100,300 y adelanta RD$40,000 por transferencia. Aquí el cuadre no es obligatorio: el aviso dice «Falta RD$60,300» y aun así deja emitir, porque un abono parcial es perfectamente válido.

5. El control que impide facturar de más

Esta es la parte que conviene entender bien, porque es la que te va a decir que no alguna vez.

Las tres reglas

1. El techo es el valor real de la obra, no el de la cotización a secas: es la cotización más sus adendas aceptadas. Todo lo que factures contra esa obra —por huecos, por renglón o por hitos— se resta del mismo techo.
2. Un hueco se factura entero y una sola vez. No se cobra medio hueco, y una vez cobrado deja de ofrecerse hasta que una nota de crédito lo libere.
3. Si te pasas, el sistema te para y te dice cuánto queda realmente disponible. No es un aviso que se pueda ignorar: la factura no se emite.

6. Punto de venta (mostrador)

Facturación → Punto de venta es para vender sin cotización detrás: alguien llega al mostrador y se le factura ahí mismo. Se venden tres cosas distintas por la misma pantalla:

• Artículos de bodega — silicona, tornillos, felpa. El cliente se los lleva puestos y salen del inventario al emitir.
• Productos fabricados a medida — una ventana, una puerta: cualquier plantilla de Ingeniería. Se piden las medidas y el acabado igual que al cotizar, y al emitir se abre sola la orden para el taller.
• Kits — conjuntos de perfiles o accesorios que se venden juntos por un precio global y sin fabricar nada. Entran directos al carrito, sin medidas y sin abrir ninguna ventana: lo único que se elige es el acabado.

Cómo se usa

1. Elige el cliente. El desplegable trae buscador: escribe parte del nombre —o de su RNC— y la lista se recorta. Sin cliente no se factura: la factura tiene que decir a quién se le cobró. Y no es un trámite: de él sale la lista de precios con la que se cobra todo lo demás.
2. Opcionalmente, el vendedor que comisiona por la venta.
3. Escribe en el buscador. Salen juntos los productos de fabricación y los artículos de bodega; los primeros llevan la etiqueta Fabricación y, en vez de precio, dicen A medida, porque hasta que no des las medidas no hay precio.
4. Toca el que quieras. Un artículo de bodega entra directo a la venta; un producto de fabricación abre antes su ventana de configuración (lo siguiente).
5. Emitir e imprimir hace todo de un tirón: pone el número, descarga la mercancía de bodega, archiva el PDF, abre la orden de producción si hace falta y lanza la impresión.

Vender un kit

Un kit se busca como todo lo demás —por nombre o por código, y el lector de códigos de barras también sirve—. Sale con su distintivo Kit en verde y, si se vende en varios colores, en vez de precio dice Según acabado: hasta que no elijas uno no hay precio, porque el bronce y el blanco no cuestan lo mismo.

Al tocarlo entra directo al carrito: no abre ninguna ventana de configuración, porque no hay nada que configurar más que el acabado, y ese se elige en la propia fila. Si el kit sólo tiene un acabado con precio, se elige solo.

• El precio no se teclea. Es global y lo puso quien definió el kit, y no hay un costo de suplidor contra el que medir una rebaja. Si hay que negociarlo, se cambia el precio del kit en Ingeniería.
• Debajo se lee qué lleva —«3 barras Riel P65 · 14 u Tornillo 8×1/2»—, para que puedas comprobar con el cliente que es el kit que pide.
• Un kit no va al taller. No pide fecha de entrega, no abre orden de producción y no crea ninguna cotización por detrás. Se cobra y se despacha.

Vender perfiles y vidrio: el acabado y las piezas enteras

El buscador ofrece el artículo base —no una entrada por cada color—, y el acabado se elige en la propia línea, junto al código y la descripción. No es un adorno: al elegirlo cambia el artículo que se factura, con su código, su precio de lista y su existencia. Es el mismo método que en Cotizaciones.

Cuando el cliente se lleva la pieza sin cortar, el botón de la cajita al lado de la cantidad abre Vender barras completas (o láminas, si es vidrio). Se dice cuántas y el sistema pone la cantidad que corresponde: 3 barras = 19.20 m.

Vender un producto fabricado a medida

Al tocar un producto de fabricación se abre su ventana de configuración. Pide exactamente lo mismo que la pantalla de Cotizaciones, porque por dentro es el mismo motor:

Los campos van en el orden en que se habla con el cliente: primero qué se lleva —producto, acabado, vidrio— y después cuántos y de qué tamaño. Al elegir en un desplegable, el foco salta solo al campo siguiente: se puede rellenar la fila entera sin volver al ratón. Si prefieres teclear, Intro hace lo mismo desde cualquier campo.

• Descripción — viene puesta con el nombre de la plantilla. Cámbiala por algo que el cliente reconozca en su factura («Ventana corrediza sala»).
• Acabado y tipo de vidrio — obligatorios cuando la plantilla los pide. El acabado decide qué variante de perfil se corta; el vidrio, qué paño se pide.
• Cantidad — cuántas piezas iguales. Ojo: tres piezas son tres renglones en la factura, no un renglón por tres, porque cada una es una pieza física que el taller fabrica por separado. La pantalla te lo avisa.
• Ancho y alto. Son las medidas que el cliente da en el mostrador, y se toman por definitivas: en una venta de caja no va nadie a medir después a la obra. Se confirman al salir del campo, no a cada tecla.
• Cuerpos — déjalo vacío. Dice auto porque la plantilla los calcula a partir del ancho; solo se teclean para forzar un número distinto.
• Configuración del producto — aquí aparece lo que cada plantilla tenga de propio: mosquitero sí o no, color del herraje, refuerzos… Lo que ves depende de la plantilla, no del punto de venta.
• Añadir notas y ubicación — despliega dos campos más: una nota para el cliente y una nota para el taller, que viaja en la orden de producción.

Milímetros o pulgadas

Arriba a la derecha, Medidas en conmuta entre mm y pulg. En pulgadas se teclea como se mide: 72 1/2, 48 3/4. La pantalla arranca con la unidad que tenga puesta tu empresa, la misma con la que nacen las cotizaciones.

El producto, dibujado

A la derecha de la configuración se dibuja la pieza con lo que llevas puesto: sus medidas acotadas, sus cuerpos, el color del acabado y el del vidrio que elegiste. Se redibuja a cada cambio, así que sirve para comprobar de un vistazo, delante del cliente, que se está vendiendo lo que pidió. El sistema no guarda fotos de producto: lo dibuja a partir de sus parámetros, con el mismo motor que la cotización impresa. Mientras falten las medidas —o si la plantilla no tiene configurado su tipo de dibujo en Ingeniería— en su lugar aparece un recuadro que dice qué falta, en vez de una imagen inventada.

En cuanto la descripción y las dos medidas estén puestas, el recuadro de abajo enseña el precio calculado por el servidor, con el área que se factura y los cuerpos que salió. Ese es el precio que se va a cobrar: no es una estimación del navegador, lo calcula el mismo motor que la cotización. Si la plantilla se tarifa por costo, la pantalla te pedirá además el margen, con 1.30 puesto por omisión; por área o a precio unitario no hace falta, porque el precio sale de la lista.

Productos de precio unitario

Hay plantillas que se venden a precio unitario: un precio cerrado por unidad, el de la lista de la venta, aunque el producto se fabrique a medida. Las medidas se piden igual —el taller las necesita para cortar—, pero el precio no las mira: precio de la lista × cantidad. Debajo de la medida se lee «Unitario $ 3,500.00 · precio unitario · Precio 1»: el precio por unidad y de qué lista salió.

• Si la lista de la venta está vacía para ese producto, se cobra el Precio 1 y la ventana lo avisa en rojo, como en la captura. Es el precio que se va a cobrar: el aviso está para que nadie crea que es la tarifa de ese cliente.
• Si tampoco tiene Precio 1, la medida no se puede calcular: sale un error en rojo con el nombre de la plantilla y de la lista, y Añadir a la venta no se enciende. Nunca se vende a cero. El precio se pone en Ingeniería → Plantillas o en Comercial → Precios de Fabricación.
• En el carrito la línea enseña sus medidas pero no un área: no se cobra por metro.
• Si cambias la lista de la venta después de añadirlo, el carrito no lo vuelve a preciar solo (ver más abajo), pero al emitir el servidor lo cobra con la lista de la venta. Para ver ese precio antes de cobrar, ábrelo con el lápiz y guarda.

Vender bajo una norma de exoneración

Si trabajas con clientes amparados en la Norma 07-07 —o en cualquier otra de base reducida—, en el resumen de la venta hay un selector Norma. Sólo aparece si tu empresa tiene alguna configurada en Mi Empresa → Impuestos.

Funciona igual que al cotizar: se propone sola la norma de la ficha del cliente en cuanto lo eliges, y puedes quitarla o cambiarla para esa venta. Cambiar de cliente vuelve a proponer la suya, porque es un dato del cliente y no de la venta.

Con una norma puesta verás el ITBIS más bajo y una línea en ámbar que dice cuánto se exoneró. Está ahí a propósito: un impuesto menor del esperado, sin explicación, se lee como un error de la caja.

Vender con otra lista de precios

Cada cliente tiene en su ficha una lista de precios (1 a 4), y es la que el mostrador aplica en cuanto lo eliges. Pero a veces a un cliente se le vende hoy con otra: el contratista que compra al por mayor una sola vez, o el particular al que se le hace precio de distribuidor por un pedido grande. Para eso, debajo de la fila del cliente, está Lista de precios.

• Se elige para esta venta, no para el cliente. Su ficha no cambia: la próxima vez volverá a salir con la suya. Y al cambiar de cliente, la lista vuelve a ser la de su ficha; la elegida para el anterior no se arrastra.
• Lo que ya está en el carrito se vuelve a preciar al cambiar la lista, igual que al cambiar de cliente. Un artículo sin precio en la lista nueva pasa a tarifarse por costo y margen, como siempre que la lista no lo cubre. Lo que se tecleó a mano y los productos fabricados a medida no se tocan: aquéllo lo decidió una persona, y éstos los tarifó el motor con sus medidas.
• La factura lo recuerda. Cada renglón guarda con qué lista se tarifó, y cuando la lista no es la de la ficha, la ficha de la factura lo dice en una nota ámbar: así nadie se pregunta después por qué el precio no es «el de siempre» de ese cliente.

Rebajarle el precio al cliente

En el resumen de la venta, junto al subtotal, hay una casilla de Descuento. Se rebaja el total, no renglón por renglón: es como se negocia en un mostrador.

El botón de la izquierda alterna entre $ y %. En $ se teclea el importe a rebajar; en %, el porcentaje, y el sistema calcula el importe. Cambiar de uno a otro borra lo tecleado a propósito: diez pesos y diez por ciento no son lo mismo, y arrastrar el número de un modo al otro rebajaría lo que nadie pidió.

El ITBIS se calcula después de la rebaja, sobre lo que realmente se cobra. Por eso el impuesto baja al aplicar un descuento, y por eso el reparto importa: si en la venta hay un artículo exento y otro gravado, cada uno se lleva su parte del descuento y el impuesto resultante no es el mismo que saldría de restar el descuento al total de golpe.

Un descuento mayor que la venta se recorta al total: lo más que se puede rebajar es todo, y una línea nunca queda en negativo. Y al terminar la venta la casilla se vacía sola, para que la rebaja de un cliente no se le aplique al siguiente.

Al emitir

La ventana fabricada no descuenta existencias —todavía no está hecha; el material lo consumirá producción cuando corte—, mientras que la silicona sí sale de bodega en ese momento. Y el trabajo aparece completo en Producción → Tablero y en Optimización de Cortes, con sus perfiles y su acabado, igual que si hubiera venido de una obra cotizada.

Cobrar en el mostrador

El botón grande dice Cobrar e imprimir. Al pulsarlo se abre el cobro: eliges cómo paga el cliente —efectivo, tarjeta, transferencia, o una mezcla—, tecleas con cuánto paga si es en efectivo y el sistema te dice la devuelta. Al aceptar, en un solo paso: se emite la factura, se registra el recibo, se descarga la mercancía y se imprime.

Debajo hay un Emitir sin cobrar, para el cliente de confianza que se lleva la mercancía y paga luego: la factura queda emitida y aparece en Cuentas por cobrar hasta que alguien la cobre. Ese botón es el único que ves si no tienes el permiso de Registrar Cobros.

7. Facturar por obra y por avances

En Facturación → Facturar por obra ves cada proyecto con lo que vale, lo que llevas cobrado y lo que queda, sumando todas sus cotizaciones aprobadas. Desde ahí se factura cualquiera de ellas sin tener que buscarla.

Cobrar por avances: los hitos

Cuando la obra se cobra por etapas —«30 % al firmar, 40 % al instalar, 30 % al entregar»— en vez de pieza a pieza, se crean hitos. Cada hito cuelga de una cotización concreta y puede ser un porcentaje o un importe fijo.

Paso 1 — crearlos

En Facturación → Facturar por obra, eliges la obra y bajas al bloque Hitos de facturación. Con Nuevo hito se crean uno a uno. Cada fila lleva tres cifras que lo dicen todo:

Paso 2 — facturarlos

El botón Facturar de cada hito abre el asistente con ese avance ya marcado. Los hitos aparecen en su propio grupo, separados de los huecos y los renglónes, porque cobran cosas distintas: un hito cobra un porcentaje del contrato entero; un hueco cobra una ventana concreta.

El resto es el asistente de siempre. La línea de la factura sale con la descripción del hito y su importe, y no se puede teclear a mano: ese número sale del contrato.

Emitida la factura, el hito queda Facturado, pierde su botón y el disponible de la cotización baja lo cobrado:

Lo que el sistema no te deja hacer

Un porcentaje se resuelve al facturar, no al crearlo

Si creas un hito del 30 % y después se acepta una adenda, el hito pasa a valer el 30 % de la obra ampliada. Es lo correcto: el cliente contrató más obra y el avance vale proporcionalmente más.

Contrato          RD$ 118,000     hito del 30 %  →  RD$ 35,400   se factura y queda en cero
Llega una adenda  RD$  23,600
Contrato ahora    RD$ 141,600     el hito vale   →  RD$ 42,480
                                  ya cobrado         RD$ 35,400
                                                     ────────────
                                  vuelve a poder facturarse   RD$ 7,080

8. Cobros: el dinero que entra

Cada peso que entra produce un recibo de ingresos, con su propia numeración (REC-2026-0001) configurable en Mi Empresa → Parámetros. La pantalla está en Facturación → Cobros.

Caso 1 — Cobrarle a un cliente

Residencial Los Cerezos debe dos facturas atrasadas y llega con una transferencia de RD$60,000, que no cubre las dos. Así se registra:

1. Pulsa Cobrar facturas y elige el cliente. Salen todas sus facturas con saldo.
2. Deja «Sin obra»: este cliente no compra contra un proyecto.
3. Pulsa Transferencia, teclea 60,000 y su número de referencia.
4. Marca las facturas y reparte: 41,200 a la más vieja —que queda saldada— y los 18,800 restantes a la otra, que queda a medias.

FAC-2026-0005   41,200  −  41,200  =        0   →  PAGADA
FAC-2026-0003   62,800  −  18,800  =   44,000   →  COBRADA EN PARTE
                                       ───────
Recibo REC-2026-0004                    60,000  →  aplicado por completo

Caso 2 — Cobrar contra una obra

Constructora Bella Vista paga la valuación de la Torre Bella Vista — Fase II con un cheque de RD$130,500. Es el mismo formulario, con una diferencia: al elegir la obra, la lista de abajo se recorta a las facturas de esa obra. Ya no hay que buscar entre todas las del cliente.

Varias formas de pago en el mismo recibo

Un cliente de mostrador paga RD$4,218.50: RD$2,000 en efectivo y el resto con tarjeta. Se añade una forma por cada medio y el sistema comprueba que sumen.

Caso 3 — Un avance: cobrar antes de facturar

En una obra es normal recibir el anticipo antes de que exista ninguna factura. Constructora Bella Vista transfiere RD$500,000 para arrancar la fase III. Se registra con el botón Registrar avance: se elige el cliente, se elige la obra si la hay, se pone cómo pagó… y no se marca ninguna factura, porque todavía no existen.

Semanas después ya hay facturas de esa obra. Se abre el recibo, se pulsa Aplicar y se elige a cuáles va —todo, o una parte—.

Un avance sin obra es saldo a favor del cliente y sirve para cualquier factura suya. Con obra, la pantalla te ofrece primero las facturas de esa obra, pero no te encierra ahí.

El atajo: cobrar desde la propia factura

Si ya tienes la factura delante, no hace falta ir a buscar al cliente: el botón Cobrar abre el formulario con esa factura ya marcada por su saldo.

El mismo botón aparece en cada línea de Cuentas por cobrar, que suele ser desde donde se cobra cuando se está persiguiendo la cartera.

El vecino de Cobrar: liberar para despacho

Una factura con saldo pendiente no se despacha: en el área de Despacho se ve todo lo que el cliente tiene por retirar, pero no se puede marcar nada. Cuando la venta va a crédito, o el cliente paga al retirar, alguien tiene que autorizarlo, y se autoriza aquí: junto a Cobrar aparece el botón Liberar para despacho, con las mismas reglas de aparición —solo en una factura emitida que deba algo—.

Pide confirmación, y deja escrito quién libera y cuándo: la ficha de la factura queda marcada con la etiqueta Liberada para despacho y el nombre de quien lo autorizó. No cobra nada: el saldo sigue igual, la factura sigue en Cuentas por cobrar y en Despacho sigue saliendo el aviso rojo antes de entregar.

Caso 4 — Cobrar en una moneda distinta a la de la factura

Pasa a diario: la factura se hizo en dólares y el cliente paga en pesos, o al revés. El selector «¿En qué moneda paga?» —que solo aparece si tu empresa tiene más de una moneda dada de alta— decide en qué moneda están todos los números que vas a teclear.

Ejemplo real. Inmobiliaria Punta Cana Resorts debe tres facturas: dos en dólares (US$28,500 y US$22,750, ambas emitidas cuando el dólar estaba a 60) y una en pesos (RD$708,000). Llega una transferencia en pesos para saldar la segunda de dólares. Se elige DOP como moneda del cobro y la pantalla queda así:

Ahora el caso contrario, con otro cliente: el Hotel Costa Azul paga en dólares una factura que está en pesos. Se cambia el selector a USD y todo se da la vuelta —ahora la que no lleva equivalencia es la de dólares—:

Registrado el cobro, el recibo vive en la moneda en la que se cobró —no en la de la factura—, y así se imprime y se archiva:

La tasa de cambio: de dónde sale y cuándo tocarla

La tasa se propone desde Administración → Monedas, y es editable: si ese día el banco te dio otra, la corriges ahí mismo y los equivalentes se recalculan solos. El recibo congela la tasa con la que se cobró y guarda si vino del catálogo o la escribió una persona. Cambiar mañana la tasa del catálogo no mueve ni un peso de los recibos de ayer.

Esa tasa es del recibo, no de la factura, y por eso al entrar por el botón Cobrar de una factura en dólares el formulario se abre en dólares pero con la tasa de hoy —no con la que aquella factura congeló—. Si ese día acordaste otra, la corriges y manda la tuya.

Factura FAC-2026-0012     RD$100,000.00   (en pesos)
Tasa del recibo                   60.00    (un dólar son 60 pesos)
Se teclea                 US$  1,666.67    =  RD$100,000.20
                                              ──────────────
La factura queda en                          RD$      0.00   →  PAGADA

Cobrar en la misma moneda, otro día

Este es el caso más corriente de todos y conviene entenderlo bien: una factura en dólares cobrada en dólares, meses después, cuando la tasa del catálogo ya no es la de aquel día.

No se convierte nada. Mil dólares saldan mil dólares de deuda, valga hoy el dólar lo que valga. Junto a la factura no sale ninguna equivalencia, porque no hace falta ninguna:

La diferencia cambiaria

En ese cobro entró más dinero del que la factura decía valer. La deuda eran US$9,800, que en su día se anotaron como RD$588,000 (a 60). Al cobrarlos hoy, esos mismos dólares son RD$600,250 (a 61.25). Los RD$12,250 de diferencia son ganancia por tipo de cambio, y el recibo lo dice:

Factura FAC-2026-0013     US$ 9,800.00   emitida a tasa 60   →  RD$588,000.00
Recibo  REC-2026-0011     US$ 9,800.00   cobrado a tasa 61.25 →  RD$600,250.00
                                                                 ──────────────
Diferencia cambiaria                                              RD$ 12,250.00

Y ocurre igual pagando en otra moneda. Si esos US$22,750 del ejemplo anterior se cobran con una transferencia en pesos, entran RD$1,393,437.50 contra una deuda que la factura való en RD$1,365,000: los RD$28,437.50 de diferencia se anotan igual. Es el mismo hecho contado desde el otro lado.

El papel que se le entrega al cliente

Al registrar el cobro, el recibo se archiva solo en PDF y queda guardado con el documento. Desde el detalle, Imprimir lo saca por la impresora y PDF archivado abre la copia guardada.

El PDF se guarda tal como salió: si mañana cambias el logo o los colores, el recibo viejo se sigue reimprimiendo igual que el día que se entregó. Un recibo anulado también se imprime —el cliente se llevó ese papel—, con el sello de anulado y su motivo a la vista.

El resumen de deuda al pie

Debajo de las firmas, el recibo cierra con un cuadro titulado «Resumen de deuda después de este pago»: cómo queda la cuenta del cliente por tramos de antigüedad, ya descontado lo que acaba de pagar.

Corriente             0.00   ← la que acaba de pagar
1–30 días          74,300.00
31–60 días         52,900.00
61–90 días             0.00
91–120 días        31,500.00
Más de 120        96,200.00   ← lo más viejo, y lo más preocupante
                    ──────────
Total               254,900.00

Deshacer y anular: no son lo mismo

9. Cuadre de caja

Al cerrar el turno, el cajero cuenta lo que hay en la gaveta y lo compara con lo que el sistema dice que entró. Si sobra o falta, queda escrito y firmado. Está en Facturación → Cuadre de caja.

Cómo se cuadra

1. Pulsa Cuadrar caja. Sale el día de hoy por defecto.
2. El sistema enseña de inmediato cuánto debería haber en efectivo, en tarjeta y en cheques, por cada moneda.
3. Cuenta los billetes y escribe cuántos hay de cada uno. El total y el descuadre se actualizan mientras escribes.
4. Si sobra o falta, el sistema pregunta antes de guardar. Se guarda igualmente: el dinero es el que es, y taparlo sería peor.
5. El acta queda guardada y se puede imprimir para firmarla.

De quién es cada cuadre

El cajero es quien registró el cobro. Cada uno cuadra lo suyo y no ve la caja del compañero. Quien tenga el permiso de supervisar puede cuadrar la caja de otro, o la de todos en una sola acta —útil si la gaveta es una sola aunque la usen dos personas—.

Encontrar un cuadre

Encima del listado hay tres filtros. Desde / Hasta se cruzan con el periodo de cada acta: un cuadre del 1 al 15 sale si pides el 10, aunque no empiece ese día. Cajero sólo lo ve quien supervisa —los demás sólo ven su propia caja, así que no tienen nada que elegir—. Y Cerrado por es quién firmó el acta, que no siempre es el cajero: un supervisor cierra la caja de otro. Abajo dice cuántos cuadres quedan con ese recorte y «Quitar los filtros» vuelve al listado entero.

Cada moneda por su lado

Si cobraste en pesos y en dólares, el acta lleva un bloque por moneda y no hay ninguna cifra que las sume. No es un descuido: convertir exige una tasa, y no hay ninguna correcta —cada cobro entró con la suya—. En la lista verás un distintivo por moneda: RD$ cuadrado, US$ faltante 2.00.

Cuando se le devuelve dinero a un cliente

Al emitir una nota de crédito sobre una factura ya cobrada, la pantalla pregunta si se le devolvió dinero al cliente. Si dices que sí, ese dinero deja de ser saldo a favor —porque ya no lo tienes tú— y el cuadre lo descuenta del efectivo esperado.

Solo se puede devolver lo que la nota libera del cobro. Si la factura era de 100, cobraste 80 y la nota es de 30, la deuda queda en 70: solo sobran 10. Devolverle 30 lo dejaría debiendo otra vez, con tu dinero en la mano. El sistema lo impide y dice cuánto es el tope.

Y si esa nota se anula después, el cliente devuelve el dinero: ese reingreso entra en el cuadre del día en que se anuló, no en el de la devolución. Así ninguna de las dos cajas descuadra.

10. Cuentas por cobrar

Facturación → Cuentas por cobrar responde a una sola pregunta: quién te debe, cuánto y desde cuándo.

Antigüedad de la cartera

Las facturas con saldo se reparten en seis tramos según los días que llevan vencidas. Pulsando un tramo, la tabla de abajo se filtra a ese tramo. La tabla va de cincuenta en cincuenta: abajo dice cuántas facturas hay en total y se pasa de página; buscar o cambiar de tramo vuelve a la primera.

Lee la tabla de izquierda a derecha con un ejemplo. Cada fila lleva las dos fechas —cuándo se emitió y cuándo vence—, y la distancia entre ellas es el crédito que se le dio a ese cliente:

FAC-2026-0008 · Inmobiliaria Punta Cana Resorts · Villas Cocotal — bloque A

  Emitida   23/06/2026   ← el día que salió el documento
  Vence     07/08/2026   ← 45 días de crédito desde la emisión
  Total         48,500   ← lo que se le facturó
  Pagado        20,000   ← el abono que ya entró (recibo REC-2026-0003)
  Saldo    US$ 28,500   ← lo que todavía debe, en la moneda de la factura
  Días             18   ← lleva 18 días vencida  →  tramo «1–30 días»

Una venta al contado vence el mismo día que se emite. Si no venciera nunca, una venta de mostrador que se quedó sin cobrar no aparecería jamás en esta pantalla. Y desde cada línea, el botón Cobrar lleva directamente al formulario de cobro con esa factura ya marcada.

Ordenar la lista por lo que te haga falta

De fábrica la tabla viene por vencimiento, lo más viejo arriba, que es por donde se empieza a cobrar. Pero esa no es siempre la pregunta. Pulsa cualquier encabezado y la tabla se reordena por esa columna; púlsalo otra vez y le da la vuelta. Una flecha junto al título dice por cuál se está ordenando y en qué sentido.

• Cliente y Obra, para juntar todo lo de uno antes de llamarlo. Las facturas sin obra se quedan al final, ordenes como ordenes.
• Días, la antigüedad del saldo, para atacar primero lo que más lleva vencido.
• Emitida y Vence, que no son lo mismo: una factura puede ser vieja y no estar vencida todavía porque se le dio mucho plazo.
• Total, Pagado y Saldo, para ver dónde está el dinero.
• Factura, por número, y comparado como número: la 9 va antes que la 10, no después.

En el teléfono no hay encabezados que pulsar —la tabla se convierte en tarjetas—, así que el mismo orden se pide con el selector Ordenar por que sale encima de la lista, con su botón de flecha al lado para invertirlo. La pestaña Por cliente hace lo mismo: sus encabezados ordenan por cualquiera de sus columnas, y en el teléfono —donde se vuelve tarjetas— lleva su propio selector. El orden elegido en Antigüedad es también el que sale impreso.

Imprimir la cartera — o enviarla por correo

Arriba a la derecha, el botón Imprimir o enviar saca exactamente lo que estás viendo en la pestaña Antigüedad: si pulsaste un tramo, salen sólo las facturas de ese tramo; si escribiste algo en «Buscar por factura, cliente u obra», sólo las que coinciden —todas las páginas del listado, no sólo la que tienes en pantalla—. Y lo declara en la cabecera del papel, porque un listado parcial que no dice de qué parte es induce a error a quien lo recibe.

Enviarla por correo

En esa misma ventana, Enviar por correo manda el mismo documento en PDF, con el servidor de correo de tu empresa —el de Mi Empresa → Correo—. No es otro reporte ni otra cuenta: es la hoja que ibas a imprimir, metida en un adjunto.

• El destinatario viene puesto cuando se puede deducir. Si lo que vas a enviar es de un solo cliente, sale el correo de su ficha. Si ese cliente no tiene correo guardado, la casilla queda vacía y la ventana lo dice con su nombre, para que sepas a quién le falta el dato.
• Con cualquier otro recorte, la casilla viene en blanco. Un filtro de tramo, de moneda, o una búsqueda que deja facturas de varios clientes no es el estado de cuenta de nadie: ahí el destinatario lo escribes tú.
• Copia y mensaje son opcionales. Lo que escribas va en el cuerpo, encima de la línea que anuncia el adjunto.
• En el cuerpo del correo no van cifras. El dinero lo dice el PDF y nadie más: repetir el total en el mensaje obligaría a calcularlo por segunda vez, y el día que no coincidiera el cliente tendría delante dos números distintos del mismo documento. Lo que sí va es qué recorte se le manda, para que sepa si tiene toda su deuda o una parte.
• Queda registrado. Consultar la cartera no se audita —no cambia nada—, pero escribirle a un cliente sí: en Auditoría queda quién lo mandó y cuándo.

Las facturas van agrupadas por cliente, con su teléfono al lado del nombre —este papel es para llamar—. Cada factura lleva su fecha, su vencimiento, los días vencidos y su importe, y el saldo va en la columna del tramo que le toca: Corriente, 1–30, 31–60, 61–90, 91–120 o más de 120 días. Va apaisado, porque son once columnas. Al pie de cada cliente hay un subtotal y al final el total del reporte, uno por moneda: el importe facturado bajo Importe, el saldo repartido por tramo, y la suma del saldo en el rótulo.

El detallado

Debajo de cada factura salen, como renglones, los documentos que la movieron —cobros, notas de débito y notas de crédito— en las mismas columnas que ella: el número del documento bajo el de la factura, su fecha bajo la fecha, y su importe con signo bajo el importe de la factura: los cobros y las notas de crédito restan, las notas de débito suman. Así la cuenta se lee de arriba abajo y lo que resulta es el saldo que está en la columna del tramo. Un recibo que se repartió entre varias facturas aparece bajo cada una sólo con la parte que le aplicó; y un cobro o una nota anulados salen tachados, para que se vea por qué la factura sigue debiendo aunque «ya se pagó». Es la versión para conciliar con el cliente.

El simplificado

La misma tabla sin los renglones colgados: sólo las facturas con su saldo por tramo. Cabe mucho más en cada hoja y es la versión para llevarse a una reunión o repartir a quien sale a cobrar.

DOCUMENTO                  FECHA      VENCE      DÍAS   IMPORTE          CORRIENTE   1–30 DÍAS       31–60 …
FAC-2026-0256              18/07/26   17/08/26   28     422,400.00       —           206,976.00      —      ← la factura y, en su tramo, el saldo
  ↳ REC-2026-0252 · cobro  16/08/26                     −215,424.00                                         ← lo que le aplicó ese recibo, restando
                                                        422,400 − 215,424 = 206,976: el saldo que está arriba, en 1–30 días

Por cliente, y su estado de cuenta

La pestaña Por cliente agrupa la deuda por quien la debe. Cada renglón suma sus facturas con saldo y trae, columna a columna, cuántas son, el subtotal, el descuento, los impuestos, el saldo total, lo vencido y los días del atraso más viejo. Abajo, una fila de totales con todo sumado. Desde cada renglón, Estado de cuenta abre su historial completo.

Las cuatro cifras de arriba dicen todo lo que hace falta saber del cliente:

Por obra: el panel financiero

La tercera pestaña agrupa la deuda por proyecto. Pero el sitio donde de verdad se ve una obra entera es Facturación → Facturar por obra, que desde esta entrega incluye su situación financiera completa.

Contratado          2,050,000   ← COT-0001 (1,450,000 + adenda 220,000) + COT-0002 (380,000)
  Facturado           280,500   ← FAC-0001 + FAC-0002
  Por facturar      1,769,500   ← lo que queda de contrato

Facturado             280,500
  Cobrado             150,000   ← recibo REC-0001
  Pendiente           130,500   ← lo que el cliente todavía debe de esta obra

Avances disponibles   500,000   ← anticipo recibido y no aplicado todavía

Todas las cifras de este panel van en moneda principal. Una obra puede tener cotizaciones en pesos y en dólares, y sumarlas en cualquier otra unidad sería inventarse un número; el detalle de cada cotización y de cada factura sí conserva la suya.

El límite de crédito

En la ficha del cliente se puede fijar un límite de crédito. Al emitir una factura a crédito que dejaría al cliente por encima de su tope, el sistema la rechaza.

Límite del cliente        400,000
Ya debe a crédito         188,800
Esta factura               250,000
                          ────────
Quedaría en              438,800   →  se pasa por 38,800  →  RECHAZADA

Si la venta hay que hacerla igual, tienes dos salidas honestas: emitirla al contado —y cobrarla—, o ampliarle el límite en su ficha, que es una decisión de crédito y debe tomarla quien pueda tomarla.

11. Notas de crédito

Una factura emitida no se toca. Cuando hay que corregirla —porque el cliente devolvió algo, porque se acordó una rebaja o porque simplemente decía de más— se emite una nota de crédito. Es un documento aparte, con su propia serie (NC-2026-0001) y su propio papel, que rebaja lo que el cliente debe.

Los cuatro tipos, y por qué importa elegir bien

El tipo no es una etiqueta: decide qué puede hacer la nota. Sólo el primero mueve mercancía; los otros tres son dinero y nada más.

Emitir una

Desde Facturación → Notas de crédito, o con el botón Acreditar de la propia factura —que la trae ya elegida, igual que Cobrar—. No hay borrador: se llena y se emite de una vez.

En una devolución, los valores no se teclean

Cuando el tipo es Devolución, la pantalla cambia de forma: en vez de un importe libre salen los renglones de la factura, cada uno con lo que queda por devolver de él. Se marcan los que vuelven y se pone la cantidad.

El precio, el descuento y el impuesto se copian exactos del original y no se pueden editar. Devolver dos de tres ventanas acredita exactamente lo que se cobró por esas dos, ni un peso más. Y no se puede devolver dos veces lo mismo: si de diez unidades ya se devolvieron tres, el sistema sólo deja siete.

Qué mueve una nota de crédito

Una vez emitida, la nota aparece en la propia factura, con el total neto calculado:

Y al mismo tiempo, sin que haya que tocar nada más:

• Baja el saldo de la factura y, con él, la cartera y la antigüedad.
• Se libera lo facturado del contrato: la obra recupera ese importe y se puede volver a facturar. Un hueco devuelto vuelve a aparecer como pendiente.
• Baja la deuda que cuenta contra el límite de crédito del cliente.

Si la factura ya estaba cobrada

Es el caso que más confunde y conviene verlo con números. La factura FAC-2026-0012 valía RD$215,600 y estaba pagada del todo. La nota de RD$29,500 la deja valiendo RD$186,100: el cliente ha pagado de más.

Factura FAC-2026-0012                RD$215,600.00   (pagada)
Nota de crédito NC-2026-0001       − RD$ 29,500.00
                                     ───────────────
Vale ahora                           RD$186,100.00

REC-2026-0005  (en pesos)            RD$115,600.00   ← intacto
REC-2026-0008  (en dólares)          RD$ 70,500.00   ← bajó desde 100,000
                                     ───────────────
                                     RD$186,100.00   →  sigue PAGADA

Moneda: la nota habla la de su factura

Una nota sobre una factura en dólares va en dólares, y a la tasa que aquella factura congeló —no a la de hoy—. Puede chocar con lo que aprendiste en el capítulo 8, donde el cobro sí va a la tasa del día, y la diferencia tiene sentido: cobrar es comprar moneda hoy; acreditar es deshacer lo que la factura dijo aquel día. Si la nota valorara a otra tasa, restar su importe del total de la factura daría un saldo que no sería ni lo uno ni lo otro.

12. Comprobantes fiscales electrónicos (e-CF)

En República Dominicana una factura no vale sin su NCF, el número de comprobante fiscal que autoriza la DGII. SISCOP lo pone solo al emitir, lo imprime en el papel y lleva la cuenta de los que quedan. Y si tienes contratada la facturación electrónica, además transmite el documento a Hacienda y guarda su respuesta.

De dónde sale el número

De los rangos que te autorizó la DGII, que se dan de alta en Mi Empresa → Comprobantes fiscales. Cada factura emitida gasta uno, en orden y sin saltos. Si no hay ningún rango configurado, las facturas salen sin comprobante —igual que antes de existir esta función— y nada se rompe.

Con qué tipo se numera

Casi nunca tendrás que decidirlo: el sistema lo resuelve solo, en este orden.

1. Lo que elijas al emitir, si eliges algo. Es la excepción dicha a mano para esa factura.
2. El comprobante por defecto del cliente —campo Comprobante por defecto en su ficha, junto al RNC—. Es la respuesta correcta casi siempre: a quien tiene RNC se le factura con crédito fiscal (31), a consumidor final con consumo (32).
3. El único rango que tengas activo, si sólo hay uno. Sin alternativa no hay nada que decidir.

El desplegable viene ya marcado con lo que el sistema habría elegido, así que en el caso normal sólo hay que mirarlo. Si te cansa verlo, pónle a ese cliente su comprobante por defecto y deja de aparecer.

Y si sólo tienes un rango activo no hay desplegable, pero sí aviso: en el mismo sitio sale una línea diciendo con qué tipo se va a numerar y cuál es el próximo número. Un comprobante se gasta al emitir y no vuelve, así que conviene verlo antes de pulsar.

Lo que hace falta tener puesto

El sistema te lo exige al guardar la ficha, no al transmitir. Es a propósito: un dato que falta se arregla escribiéndolo, no tres semanas después con la factura emitida y el comprobante ya gastado.

Cuándo sale el papel

Esto es lo más importante del capítulo, y conviene leerlo entero aunque el resto te lo saltes.

Una representación impresa de un comprobante electrónico tiene que llevar tres cosas además de la factura de siempre: el código QR, el código de seguridad escrito debajo y la fecha de la firma digital. No es un adorno ni una recomendación: lo exige el informe técnico de la DGII, y son justamente los datos que le permiten a tu cliente comprobar en el acto que la factura que le acabas de dar es válida.

Y los tres sólo existen después de transmitir. Por eso, al emitir, SISCOP manda el comprobante a Hacienda antes de devolverte la factura, y no después. El papel sale ya con su timbre.

Hasta dónde esperar: lo eliges tú

En Mi Empresa → Comprobantes fiscales → Transmisión a la DGII hay un selector, Antes de imprimir la factura, con dos opciones.

Los tres finales posibles al emitir

Emitas desde Facturas o desde el Punto de venta, lo que puede pasar es esto y nada más:

• La aceptan. El flujo de siempre: se archiva el PDF y se imprime, ya con QR, código de seguridad y fecha de firma. Si la aceptan con observaciones también es válida y se entrega; se te dice, para que mires la observación en la consola y lo corrijas en las próximas.
• La rechazan. No se imprime y no se archiva el PDF. Esa representación impresa no sustenta crédito fiscal, así que darla sería peor que no darla. La factura queda emitida —el número se gastó y la mercancía salió— y el mensaje te manda a Facturación → Comprobantes electrónicos, donde se te dice si hay que reenviarlo o gastar un número nuevo.
• No contestan a tiempo. Es la contingencia, y está prevista en la norma. Al emitir se espera hasta veinte segundos por el veredicto; pasados, sale un aviso con dos salidas: Consultar otra vez, por si ya hay veredicto, e Imprimir de todos modos. En el punto de venta ese segundo botón se confirma con Enter, sin buscar el ratón.
  Consultar otra vez no pregunta una sola vez y se rinde: insiste hasta diez segundos, así que puede tardar un poco en contestarte. Si sigue sin resolverse, púlsalo de nuevo: cada vez decides tú si esperar más o entregar la factura.

Reimprimir una factura vieja

El botón Imprimir de una factura ya emitida mira primero cómo está su comprobante. No se apaga nunca —un botón apagado no explica nada—: se pulsa, y si hay algo que decir se dice.

• Aceptada: imprime, sin una palabra de más.
• Rechazada, o no le consta a la DGII: no imprime, y te dice dónde se arregla.
• Sin transmitir, enviada o en proceso: te avisa de qué estás a punto de entregar y te deja decidir.

Y si tu empresa no tiene el módulo de facturación electrónica, nada de esto aparece. Imprimir sigue siendo imprimir, sin avisos ni confirmaciones: numerar e imprimir comprobantes es de todas las empresas, y para las que no transmiten «sin transmitir» no es una contingencia, es su estado normal.

Facturar bajo una norma de exoneración (07-07)

Si le facturas a un cliente amparado en la Norma General 07-07, sólo el 10 % del valor paga ITBIS; el 90 % restante va exento. Eso se configura en la ficha del cliente o al preparar la factura, eligiendo la norma, y el sistema ya calculaba bien el impuesto.

Lo que cambia es cómo se declara. La DGII no tiene ningún campo para decir «esto está exonerado al 90 %»: exige partir cada renglón en dos —uno exento y otro gravado—, y así es como sale ahora en el comprobante.

Los estados, y cuál te debe preocupar

La pantalla

Facturación → Comprobantes electrónicos. A la izquierda, todos los NCF que se han gastado, con filtros por estado, tipo y fechas, y una búsqueda que entiende tanto el NCF como el número de factura —porque nadie se sabe de memoria el NCF del documento que está mirando—. A la derecha, todo lo que hace falta para resolver el que elijas.

Si un dato estaba mal: arréglalo y reenvía

Cuando el envío se cae porque falta o está mal un dato —el RNC del cliente, tu dirección, un teléfono—, el comprobante no se gasta: se queda en «Sin transmitir», con su número intacto. Corriges la ficha, vuelves a darle a Enviar a la DGII y listo. No hay que anular nada ni quemar un NCF por una errata.

Cuando la DGII rechaza: reenviar o reasignar

Un e-CF rechazado no se corrige y se vuelve a mandar sin más. Hay dos caminos, y cuál toca no lo decide el sistema ni lo decides tú: lo dice Hacienda en su respuesta.

Si todavía no se ha consultado el estado, la pantalla no elige por ti: te pide consultar primero, que es lo que decide cuál de las dos toca.

Qué pasa al reasignar

• Se gasta el siguiente comprobante del rango. Es irreversible, y por eso el sistema te lo pregunta antes.
• El comprobante anterior no se borra: queda marcado como histórico, con su estado y su bitácora intactos. Ese número se gastó de verdad y algún día habrá que explicar en qué paró.
• La factura pasa a llevar el número nuevo, y su papel pierde el código QR hasta que se vuelva a transmitir y firmar. Es lo correcto: un QR que apunte a un comprobante sustituido diría que la factura no existe.
• En el detalle verás los dos, con el vigente marcado, y puedes saltar de uno a otro.

La bitácora: qué se mandó exactamente

Cada conversación con Hacienda queda guardada entera —lo que salió y lo que volvió—, intento por intento. Cuando algo se rechaza, la pregunta siguiente es siempre «¿y qué se mandó?», y la respuesta está aquí, no en una reconstrucción.

El código QR del papel

Un comprobante aceptado vuelve firmado, y con esa firma el sistema compone el timbre electrónico: el código QR que cualquiera puede escanear para preguntarle a la DGII si esa factura es real. Va en el papel junto al código de seguridad y la fecha de la firma, porque la norma exige los tres. Se configura una sola vez en el diseñador de formatos, y la plantilla de arranque de facturas y notas de crédito ya lo trae puesto y con las medidas correctas.

Permisos

13. Anular una factura

Una factura emitida no se borra nunca. Si hay que deshacerla entera, se anula: el documento sigue existiendo, con su número y su motivo a la vista.

Ojo con la diferencia: anular es para la factura que no debía existir. Para corregir una que sí debía existir —una devolución, una rebaja, un error de importe— lo que se usa es la nota de crédito, que además es lo único que admite la facturación electrónica.

Al anular, todo vuelve a su sitio:

• Lo que tenía facturado vuelve a estar disponible en la obra.
• Los huecos vuelven a aparecer como pendientes de facturar.
• La mercancía que hubiera salido regresa al inventario, con su asiento en el kardex —no se borra la salida: se registra la devolución, para que el movimiento cuente la historia completa—.

14. Permisos

Se reparten en Administración → Roles y Permisos, pestaña Facturación.

15. Lo que aún no está

Lo que llega después, por orden:

• Nota de débito electrónica (e-CF 33): el documento que sube lo que el cliente debe. SISCOP todavía no lo emite en ninguna forma.
• Facturas de exportación (e-CF 46): con su bloque de transporte, puertos y valores FOB/CIF.
• Recibir los comprobantes de tus proveedores y darles acuse.
• Reportes 606, 607 y 608: las declaraciones mensuales. Son otra cosa que los comprobantes y van en su propia fase.
• Panel y comisiones: qué se facturó y cuánto le toca a cada vendedor.